Einige Impulse für den Umgang mit technischer Überforderung im Kontext virtueller Kollaboration und Kommunikation in Teams: Was können wir tun, um die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern und die Qualität spürbar zu verbessern?

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Wer kennt das nicht: Umgebungslärm im Conference Call, weil das Mikro nicht stumm gestellt ist oder Rückfragen von Kollegen, wie man nun dieses oder jenes im Tool der Wahl machen kann. In einer Zeit, in der viele Menschen das erste Mal virtuell zusammenarbeiten dürfen … oder müssen, ist das Teil der Lernreise.
Die Frage ist, wie gehen wir damit um, dass in einem Team oft zwei bis drei verschiedene Erfahrungs- und auch persönliche Überforderungslevel aufeinandertreffen?

Wir wollen mit dieser Artikelreihe die Thematik bzw. virtuelle Zusammenarbeit ein wenig differenzierter betrachten und den einen oder anderen Impuls geben. Für den Start haben wir uns das Thema Überforderung mit den technischen Herausforderungen bzw. den Umgang damit ausgesucht.

 

Mit wem arbeiten wir eigentlich zusammen?

In unserer (virtuellen) Zusammenarbeit mit Teams unterschiedlichster Unternehmen, Branchen und Abteilungen begegnet uns das Thema Überforderung streng genommen fast jedes Mal.

Es lohnt sich aber, einen genaueren Blick darauf zu werfen, weil die technische Infrastruktur, Netzanbindung genauso wie der Umgang der Menschen mit den entsprechenden Tools die Basis sind, um effektiv und effizient remote zusammenarbeiten zu können.

Damit sind im Prinzip schon die zwei Hauptaspekte genannt, die in verschiedenen Ausprägungen die Qualität digitaler Kollaboration massiv beeinflussen.

Wir haben uns angewöhnt, das Setup unserer Kunden vor dem Start der Zusammenarbeit genauer anzuschauen. Dazu gehört neben der Auswahl verfügbarer Hardwareausstattung und nutzbarer Software Tools ebenfalls ein Interview mit den beteiligten Menschen, in welchem wir technische Kenntnisse der gängigen Tools genauso wie die Erfahrung in Sachen Remotearbeit bzw. die persönliche Einstellung zu virtueller Kollaboration abfragen.

Denn das Fatale ist, dass eine vielschichtige Überforderung sehr oft in der Verkleidung relativ einfach greifbarer Dinge wie technischer Ausstattung daherkommen und in der Folge zu schlechter Zusammenarbeit führen, weil sie – um es medizinisch auszudrücken – falsch behandelt werden.

 

Einstiegshürden minimieren

Wie gehe ich denn aber nun sinnvoll vor, um die geeigneten Rahmenbedingungen für ein heterogenes und dynamisches Gebilde wie ein Unternehmen oder Abteilung oder Team zu schaffen.

Vorab die gute Nachricht: meistens findet man einen Weg aus dem Schlamassel. Die schlechte ist wie so oft: es gibt keine Blaupause. Wie beinahe überall muss man sich die Ziele der Kollaboration genauer anschauen, die handelnden Akteure und ebenso die Rahmenbedingungen.

Unsere Erfahrung ist, dass es gut ist, die Einstiegshürden so gering wie möglich zu halten. Je nach technischen Möglichkeiten und dem Erfahrungshorizont der MitarbeiterInnen macht es Sinn, auf bekannten Settings aufzusetzen.

Wir finden oft relativ nachvollziehbare Lernkurven bei den Menschen, mit denen wir arbeiten. Zwei Beispiele:

  1. Video Calls:
    Individuell: Relativ viele Menschen haben schon Erfahrungen mit Einzel-Video-Calls (Skype, etc.) im Arbeitsumfeld oder im privaten Umfeld (Facetime / WhatsAppVideo, …).
    im Team: Sobald wir aber Videoübertragung im Team-Kontext durchführen, steigt die Komplexität sehr schnell an (Netikette, Moderationsrechte, Screensharing, um nur einige zu nennen) und überfordert potentiell einiger der TeilnehmerInnen.
  2. Collaboration Tools:
    Individuell: Viele ArbeitnehmerInnen benutzen bereits Collaboration Tools und kommen damit gut klar. Trello, Planner und Co. sind leicht zu bedienen und weit verbreitet: Karte schreiben, verschieben, fertig!
    Im Team: Echtzeitkollaboration mit den KollegInnen in der Remote-Arbeit hingegen erzeugt schnell ein ganz neues Level an Komplexität, weil sie in der Regel softwarebasiert stattfindet.
    Tools wie Miro, Mural, ConceptBoard und Co. eröffnen neue, wunderbare Möglichkeiten der Zusammenarbeit, aber der Funktionsumfang ist mittlerweile so groß, dass der Umgang damit wirklich geübt werden muss(!)

Das heißt: In der Regel lässt sich aus unserer Sicht ein Erfahrungsmuster erkennen, dessen Einstieg oft der (teils sehr geübte) Umgang des Einzelnen mit Tools und Kommunikation in der individuellen Arbeit ist, deren Übertragung auf Echtzeit-Kollaboration und -Kommunikation im Team aber teils sehr unterschiedliche Lernherausforderungen an die einzelnen Akteure stellt.

Die Komplexität steigt signifikant von der „Einzelarbeit“ zur Teamarbeit, wenn diese nicht in der uns vertrauten Präsenzumgebung stattfinden kann! Ist ein Team vertraut im Umgang mit verschiedenen Online-/Realtime-Kollaborationstools (Menti, Miro, Google Suite & Co.) und an Team Video Calls (Zoom, MS Teams, Google Hangouts, GoTomeeting, etc.) gewöhnt, können wir davon ausgehen, bereits viele Überforderungsquellen ausgeschaltet zu haben. Das heißt nicht, dass wir bei ihnen keine Zeichen von Überforderungen finden, aber diese sind nicht mehr dominiert von technischen Herausforderungen.

Einer Gruppe von Menschen, die virtuell bisher nur über klassische Telkos zusammengearbeitet haben, tun wir einen Gefallen, wenn wir auch in diesem Rahmen mit ihnen starten. Hier empfiehlt es sich, die technischen Kompetenzen Schritt für Schritt zu schulen und einzeln nacheinander die benötigten Tools einzuführen.

Die Einstiegshürde muss aber nicht notwendigerweise immer der Mensch sein, es kann genauso gut die Hardwareaustattung sein. Wenn es klar ist, dass wir zum Beispiel auf absehbare Zeit keine Rechner mit Mikrofon und Kamera als technische Ausstattung bekommen, haben wir z.B. gute Erfahrungen damit gemacht, die Kommunikation mit Handys/Tablets auf Video-Level zu heben.
Diese Vorgehensweise setzt natürlich die freiwillige Zustimmung in Bezug auf die Nutzung eigener Devices voraus. Aber oft ist die geringste Hürde ein Smartphone inkl. Flatrate oder WiFi, welches mittlerweile ein sehr verbreitetes Setup ist.

 

„Communication first“

Welche Tools die Besten sind und welche „echt mies“ sind, diesen Glaubenskrieg dürfen andere führen. Hier findet ihr Stoff zum Diskutieren: https://techagainstcoronavirus.com/

Was wir allerdings für unbestritten halten, ist, dass innerhalb eines Unternehmens ein gemeinsames Verständnis über die Verwendung von Kommunikationskanälen unerlässlich ist für effektive und effiziente Remote Arbeit.

Eignung der Kanäle für verschiedene Anlässe

Ängste und Vorurteile nehmen

Gerade im Umfeld virtueller Kollaboration können sich durch die fehlende Präsenz der KollegInnen Ängste und Vorurteile verstärken, weil man nicht mal eben schnell beim Tischnachbarn anklopfen und fragen kann. Die Unterstützung bei technischen Problemen (seien es klassische IT Probleme oder aber die Bedienung bestimmter Tools) ist elementar, um gerade Menschen mit mangelnder technischer Affinität Sicherheit zu geben, die Herausforderungen meistern zu können.

Das kann (und sollte) für Standardprobleme ein gut funktionierender IT Service Desk sein, aber noch viel wichtiger ist aus unserer Sicht das Peer Learning, die Unterstützung der KollegInnen im Team bei den Fragen rund um Bedienung und Anwendung.
Denn diese Peers können auf Augenhöhe agieren und sind zudem mit den fachlichen Belangen und operativen Tätigkeiten vertraut. Wir achten darauf, dass wir in jedem Team digitale Vorreiter als Multiplikatoren und aktive Ansprechpartner einsetzen.

Damit stärke ich gleichzeitig die Kommunikation und die Selbstorganisation bzw. -verantwortlichkeit der KollegInnen untereinander und fördere das Leben von Vereinbarungen/Regeln in der Verwendung der Tools.

 

Erfolgserlebnisse schaffen

 Wir glauben, dass es in der Entwicklung von Kompetenzen für die Remote Arbeit genauso ist wie grundsätzlich bei der Anwendung agiler Methoden und Konzepte: Das Lernen durch Erleben und insbesondere durch viele kleine Erfolgserlebnisse ist ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg.

Wenn es in einer Gruppe mit vielen „Digital“-Newbies alle schaffen, an einer kleinen Realtime-Online-Umfrage teilzunehmen, obwohl sie das Tool nicht kennen, dann feiern wir das Ergebnis mit den KollegInnen und lassen sie die Faszination von Echtzeitkollaboration selber spüren, in dem wir das Ergebnis per Screenshare live mit ihnen teilen.

Die folgende Abbildung zeigt ein passendes Beispiel einer Abfrage über menti.com, die Ergebnisse wurden live geteilt.

Home Office Zufriedenheit

Erfolgserlebnisse sind essenziell für die Bereitschaft des Menschen, sich für weitere Veränderungen zu öffnen. Wir haben gelernt, dass es wichtig ist, diesen Prozess kontinuierlich zu fördern und zu steuern.

Eine Erhebung von Randstad Deutschland aus dem Jahr 2018 zeigt die Wahrnehmung der verschiedenen Altersgruppen in Bezug auf die vorhandene technische Ausstattung durch den Arbeitgeber. Wir glauben, dass man hier unter anderem sehr gut die „gefühlte“ technische Überforderung der Menschen verschiedener Altersgruppen ablesen kann.

Zufriedenheit mit Home Office Tools

Um so wichtiger erscheint es, die Menschen auf eine positive Art an den Umgang mit virtueller Kollaboration und Kommunikation heranzuführen. Alter ist aus unserer Sicht nicht die einzige Dimension, dennoch macht es Sinn, sich zu vergegenwärtigen,

In der Arbeit mit Teams, insbesondere mit heterogenen, ist das Fingerspitzengefühl, von den Langsameren nicht zu schnell zu viel zu fordern, aber gleichzeitig die Schnellen nicht zu verlieren, für den Coach / Begleiter mitunter eine große Herausforderung. Hier gilt es (5 Euro ins Phrasenschwein), Betroffene zu Beteiligten zu machen und die Teams zu befähigen, sich selbst bei dem Erwerb der nötigen Kompetenzen zu helfen.

Dies gelingt natürlich am besten, wenn man sich als Coach / Begleiter sicher in der Welt der Remote Arbeit bewegt. Je mehr Wissen über die verschiedenen Tools und deren Anwendungsgebiete man mitbringt, desto besser wird man seine Kunden beraten können, welches Setup am besten geeignet ist.

Mehr Informationen dazu findet ihr auch hier.

Zusammengefasst:

  • Die Menschen im Team/Unternehmen interviewen, die technischen Rahmenbedingungen analysieren und darauf basierend das Setup wählen.
  • Nicht immer ist das komplette „Waffen“-Arsenal das richtige:
    Es lohnt sich, anzuschauen, welche Art von Kommunikations- und Kollaborationskanäle man wofür benutzen möchte.
  • Mit den bekannten Tools starten und Schritt für Schritt vorgehen, wenn man die Kompetenzen der KollegInnen stärken will. Viele kleine Erfolgserlebnisse schaffen auf der Lernreise das Selbstvertrauen, um weiter/mehr zu lernen.
  • Ängste abbauen: Die Lerngeschwindigkeit auf das Team / die Menschen anpassen, um niemanden zu verlieren. Dabei Peer Learning etablieren, damit die Menschen auf Augenhöhe von ihren KollegInnen lernen können!
  • Die eigene Remote-Kompetenz als Coach / Begleiter ausbauen, sich mit den gängigen Tools sehr gut auskennen ( besonders die häufigsten Stolperfallen)